Das Akronym KYC bedeutet „Know Your Customer“, auf Deutsch also „kenne deinen Kunden“. Das beinhaltet die Aufforderung, den eigenen Kunden zu kennen. Das sollte für jeden Verkäufer und Unternehmer selbstverständlich sein, doch KYC geht noch weiter. Jeder Unternehmer, der mit Geld anderer Menschen zu tun hat, muss laut dem Geldwäschegesetz jeden neuen Kunden genau durchleuchten. Dadurch kann der Unternehmer oder die Unternehmerin Gelder entdecken, die aus zweifelhaften und fragwürdigen Quellen stammen, etwa aus Geldwäsche oder von Scheinfirmen. Es ist auch schon Geld aufgetaucht, mit denen Terrorismus finanziert werden soll.

KYC ist ein Teil der sogenannten Due Diligence Prüfung. Damit werden Geschäftspartner vor großen Abschlüssen genauer analysiert und bewertet.

Unter welcher Rechtsgrundlage steht KYC?

Eine Rechtsgrundlage ist das Geldwäschegesetzt (GWG) und außerdem der 8. Artikel der 3. EU-Geldwäscherichtlinie und die 4. EU-Geldwäsche-Richtlinie. Hinzu kommen noch weitere europäische Richtlinien: Der UK Bribery Act, der UK Modern Slavery Act und die Financial Task Force (FATF).

Wer muss eine KYC-Überprüfung durchführen?

Folgende Institute, Selbstständige und Freiberufler müssen diese Daten erheben

• Banken, Kreditinstitute, Finanzunternehmen und Finanzdienstleister
• Immobilienmakler
• Versicherungsunternehmer
• Rechtsanwälte
• Notare
• Steuerberater
• Händler

Welche Daten muss der Unternehmer abfragen?

Es ist zu unterscheiden zwischen juristischen und natürlichen Personen sowie wirtschaftlich Berechtigten.

Bei einer juristischen Person muss der Geschäftszweck, der Sitz des Unternehmens, der Branchencode, die Mitarbeiteranzahl, das Stammkapital, der Umsatz, das Gründungsdatum, die Handelsregisternummer und das Amtsgericht, die Umsatzsteueridentifikation und die LEI-Nummer abgefragt werden. Darüber hinaus sind der Sanktionsstatus, wirtschaftlich Berechtigte, Anteilseigener und Funktionsträger anzugeben.

Bei einer natürlichen Person sind der Name, die Berufstätigkeit und die Art der Geschäftsbeziehung festzuhalten. Besonders wichtig ist, ob es sich um eine politisch exponierte Person (PEP) handelt. Da bei diesen ein erhöhtes Risiko für Geldwäsche und Finanzierung von Terrorismus vorliegt. Dies ist durch § 15 GWG geregelt.

Es genügt dabei nicht, einfach nur die Unterlagen einzusehen. Der Nachweis muss durch amtliche Unterlagen wie Auszüge aus dem Handelsregister, dem Unternehmensregister und dem Transparenzregister geführt werden.

KYC in der Praxis

Um den gesetzlichen Ansprüchen Folge zu leisten, geht der Unternehmer am Besten nach dem folgenden Verfahren vor.

Nimmt der Unternehmer Kontakt mit einem neuen Geschäftspartner auf, muss er diesen zunächst identifizieren. Der § 11 Abs. 4 GwG schreibt vor, dass die Identifizierung anhand von amtlichen Registerauszügen erfolgen muss.

Juristische und natürliche Personen haben einen oder mehrere Vertreter. Diese müssen identifiziert und ebenso einer Überprüfung unterzogen werden. Die Rechtsgrundlage ist der § 10 Abs. 1 GwG. Dieser Paragraph schreibt außerdem vor, dass die genaue Struktur der Firma festgehalten werden muss, also wer besitzt welche Anteile an der Firma, wer hat welche Aufgaben und ist vertretungsberechtigt.

Von jeder Person muss eine genaue Risikobewertung durchgeführt werden (§ 5 Abs.

1 GwG). Besonders wichtig ist zu klären, ob es sich um eine Person mit einem PEP-Status handelt.

Sehr wichtig ist außerdem die Dokumentation. Die Erkenntnisse müssen aufgezeichnet und laut § 8 GwG fünf Jahre aufbewahrt werden.

Exaktes Arbeiten ist notwendig

Das Geldwäschegesetz lässt hier keinen Spielraum zu. Jede Person, ob juristisch oder natürlich, muss genau überprüft werden. Das liegt auch im Interesse des Unternehmens, da es sich unter Umständen eines Verbrechens schuldig machen kann. Die Überprüfung der Geschäftspartner ist zwar aufwendig, dient aber letztendlich allen Beteiligten. So wird das geschäftliche Handeln sicherer – für alle Seiten.